Закупки и контракты

I. Условия и положения регистрации / предквалификации поставщика

После заполнения и подачи поставщиком заявления на регистрацию / предквалификацию, считается, что поставщик прочел, понял и принял обязательность следования следующим условиям и положениям, включая, без ограничения, условия и положения по закупкам flydubai, перечисленые ниже (далее совместно именуемые “У и П”): -

1. Регистрация/Предквалификация

(а) Поставщик не рассматривается как один из зарегистрированных / предварительно квалифицированных поставщиков flydubai, если только поставщиком не получено письменное подтверждение после подачи заявления поставщиком и предоставления им всей необходимой информации, требуемой по настоящему документу (именуемым в дальнейшем “Регистрация”).

(б) В случае, если заявление поставщика отклоняется, или регистрация поставщика как одобренного поставщика отменяется (в зависимости от обстоятельств), flydubai не будет обязан объяснять причины такого отказа.

(в) Без ущерба для вышеизложенного, flydubai может отклонить заявку поставщика или отменить регистрацию поставщика, если flydubai станет известно, что вся или любая часть информации, представленная данным поставщиком, является ложной, неполной, неточной или по любой другой причине как flydubai сочтет необходимым по своему усмотрению, включая, но не ограничиваясь, несоблюдением У и П.

(г) Регистрация и последующий доступ поставщика на портал поставщиков flydubai предоставляется для исключительного использования поставщиком и не может быть передана другим лицам ни при каких обстоятельствах.

(д) Контрактной политикой flydubai является привлечение только тех поставщиков, которые готовы соблюдать У и П flydubai, в том числе какие-либо конкретные условия и положения, предусмотренные для определенного Запроса Цен (RFQ) /Запроса Предложений (RFP), которые устанавливаются время от времени. Будучи зарегистрированным поставщиком, поставщику будет предложено представить на рассмотрение цены/предложения и по возможности просматривать и предоставлять цену за риски и/или расходы, связанные с такими условиями и положениями. В случае какого-либо несоответствия между У и П и условиями и положениями определенного запроса цены/запроса предложения (RFQ/RFP), условия и положения запроса цены/запроса предложения (RFQ/RFP) будут иметь преимущественную силу. Несоответствующие цены/предложения будут отклонены, и зарегистрированные поставщики, подавшие несоответствующие предложения по меньшей мере в трех отдельных случаях, будут удалены из списка утвержденных поставщиков.

(е) Успешная регистрация поставщика не обязывает flydubai обязательно выдавать запрос цены / запрос предложения или любой контракт на предоставление услуг или материалов или возмещать все расходы, понесенные поставщиком при подготовке и представлении поставщиком цены/предложения в ответ на RFQ/RFP.

2. Гарантии и представительства

(а) Любой поставщик, намеревающийся зарегистрироваться с flydubai, представляет и гарантирует, что:

i. Он обладает способностью предоставлять информацию посредством данной регистрации, и что поставщик имеет все необходимые лицензии и одобрения для выполнения, доставки и исполнения своих обязательств в соответствии со стандартными УиП flydubai;

ii. Предоставляется только самая последняя информация на дату подачи, которая является правдивой, текущей, полной, правильной, точной, не вызывает двусмысленности и не вводит в заблуждение; и

iii. Признает, что flydubai может предоставлять информацию своим компаньонам в такое время и в таких целях, как flydubai сочтет необходимым по своему усмотрению.

(б) Подача заявления и информации поставщиком и его последующее утверждение в качестве зарегистрированного поставщика (регистрация) производится исключительно для целей включения поставщика в утвержденную базу данных поставщиков flydubai и НЕ должна в любое время быть истолкована, прочитана или интерпретирована, в виде того, что flydubai в каком-либо виде или форме гарантирует или представляет любому поставщику, что:

i. ему будет направлен каждый запрос цены / запрос предложения, выдаваемый flydubai;

ii. flydubai будет приобретать любые товары, продукцию или подать запрос на любые услуги зарегистрированного поставщика; или

iii. flydubai заключит или будет связан любой другой формой контракта или соглашения с зарегистрированным поставщиком;

3. Информация и конфиденциальность

(а) Обе стороны (flydubai и поставщик) гарантируют, что ни одна из сторон, в любое время, не будет раскрывать кому-либо информацию, которую раскрывающая сторона идентифицирует как проприетарную и/или конфиденциальную, или, которая по характеру обстоятельств, связанных с разглашением, должна рассматриваться как проприетарная и/или конфиденциальная (включая, без ограничения данные и сведения о компании, фирме или лице, с которым раскрывающая сторона может быть в состоянии коммерческого или технического сотрудничества или ассоциации, данные гостей и клиентов раскрывающей стороны, ее деятельность, финансовое положение, претензии или действия за или против раскрывающей стороны, ее планы на будущее, развитие или расширение) (называемые далее совместно “Конфиденциальная информация”).

(б) Каждая Сторона может разглашать конфиденциальную информацию другой Стороны:

i. своим работникам, должностным лицам, представителям или советникам, которым необходимо знать такую информацию для целей выполнения своих обязательств, вытекающих из любых договорных отношений, вытекающих из настоящей регистрации. Каждая сторона должна обеспечить, чтобы ее служащие, должностные лица, представители или советники, все кому сторона раскрывает конфиденциальную информацию другой стороны, следовали требованиям настоящего пункта о конфиденциальности; и

ii. согласно требованию закона, распоряжению суда или любых государственных или регулирующих органов компетентной юрисдикции.

(в) Ни одна из сторон не должна использовать конфиденциальную информацию другой стороны в любых целях, кроме как для выполнения своих обязательств, вытекающих из настоящего договора или регистрации.

II. Онлайн предквалификация поставщика / Контрольный список для регистрации

Просим вас убедиться в готовности следующих документов, прежде чем приступить к процессу регистрации:

• Сведения о компании
• Торговая лицензия
• Сертификат о членстве в Торгово-промышленной палате
• Сертификаты качества и достижения (если таковые имеются)
• Каталоги продукции и брошюры
• Контактная информация 3-4 текущих клиентов поставщика, в том числе контактного лица для проверки рекомендаций со стороны flydubai
• Копия проверенного балансового отчета и отчета о прибыли и убытках за последние 3 года

Обратите внимание, что вышеуказанные документы должны быть представлены в электронном виде и должны быть готовы для загрузки в нашу Онлайн Систему Регистрации Поставщика в качестве подтверждающих документов к информации, предоставленной поставщиком.

Все предварительно квалифицированные/ зарегистрированные поставщики обязаны предоставлять товары и услуги в соответствии со стандартными условиями и положениями flydubai, установленными время от времени вместе с соответствующими запросами цены/предложения.

III. Подтверждение регистрации

После подачи поставщиком заявления на регистрацию, поставщик получит подтверждение регистрации по электронной почте. Заявление поставщика пройдет через процесс предварительной квалификации flydubai для рассмотрения и утверждения. Утвержденные кандидаты получат еще одно электронное сообщение, подтверждающее их регистрацию.

Подача вами заявления на предквалификацию / регистрацию означает ваше согласие со всем вышеизложенным.

Департамент закупок:

• управляет процессом закупок от имени всех департаментов
• осуществляет поиск материалов и услуг и ведет переговоры по получению наиболее выгодных условий и положений от имени департаментов, пользующихся товарами / услугами
• использует пожелания департамента, пользующегося товарами / услугами для оценки и обсуждения предложений поставщиков
• усиливет “покупательной способности” flydubai
• является основной точкой контакта для связи с поставщиками по всем коммерческим вопросам
• обеспечивает честный, открытый и беспристрастный поиск, оценку и выбор поставщиков
• ведет прослеживаемый учет всех операций по закупкам для будущих финансовых проверок

Весь процесс закупок, начиная с поиска запрашиваемых товаров и услуг и заканчавая выдачей счета за поставляемые товары и услуги, находится в ведении отдела закупок, совместно с департаментом, запрашиваемым товары и/или услуги.

Утвержденные правила и процедуры закупок применяются и обязательны для выполнения всем управляющим составом, директорами, руководителями и сотрудниками организации в любой ситуации, при которой они вовлечены в процесс закупок, в качестве заказчика или спецификатора, покупателя, лица, ведущего переговоры или лица, уполномоченного утверждать закупочные запросы и оплату. “Покупка” включает в себя всю закупочную деятельность, включая лизинг и найм, и может, при необходимости, включать другую деятельность, в течение срока службы товаров (или контрактов на обслуживание) и устранение закупленных товаров по окончании их срока службы (независимо остаются ли они в нашей собственности). Соблюдение данных правил является как частной, так и корпоративной ответственностью. Умышленное нарушение данных правил или несанкционированное отклонение от процедур, вытекающих из данных правил, будут рассматриваться как дисциплинарное нарушение.

Политика flydubai обязывает организацию и каждое частное лицо, вовлеченное в процесс закупок и поставок в рамках организации, использовать все свои усилия для обеспечения того, чтобы наши закупки и контрактная деятельность являлись:

• легальными
• подотчетными и подлежащими проверке
• отвечающими этическим, экологическим и социальным нормам
• экономически эффективными
• ведущими к поддержанию способности организации использовать соответствующие технологические, коммерческие и организационные разработки по мере их возникновения
• способными выявлять, минимизировать и управлять рисками, которые могут угрожать отделу поставок или всей организации
• открытыми для постоянного совершенствования и развития, в частности, посредством обучения, развития и поддержки персонала.

Департамент закупок flydubai стремится следовать высоким этическим стандартам, и в свою очередь настаивает на соблюдении этических стандартов со стороны своих поставщиков и всех заинтересованных сторон, участвующих в процессе закупок. Компания flydubai стремится не только быть справедливой и открытой в своей деятельности, но и избегать любых действий, которые могут быть подвержены неблагоприятному толкованию.

О любом неправильном подходе, будь то в виде стимулов или угроз, необходимо сообщать, даже если при их двусмысленности они могут быть интерпретированны невинно. Все сотрудники flydubai, при проведении любой закупочной деятельности, обязаны следовать кодексу поведения flydubai и кодексу этики департамента закупок.

Следует обратить особое внимание на следующие моменты:

Подарки, гостеприимство и другие стимулы

Никто из сотрудников flydubai, занимающихся закупкой товаров или услуг, не может просить или получать какие-либо подарки или иное вознаграждение от любого лица или органа, с кем они имеют дело в рамках своих служебных обязанностей, в качестве поощрения или награды за ведение или воздержание от действий или проявление какого-либо расположения или отсутствие такового к любому человеку или фирме, в своем официальном положении. Подарки и другие стимулы автоматически являются злоупотреблением, если только не будет доказано обратное.

flydubai также требует от всех своих сотрудников сообщать в письменной форме о том, что он или она или любой близкий родственник, имеют прямой или косвенный денежный интерес в договоре, который будет предложен flydubai.

Только подарки низкой стоимости (ручки, дневники и тому подобное, стоимостью не выше 500 дирхамов) могут быть приняты от существующих или потенциальных поставщиков. О подарках с реальной стоимостью (выше 500 дирхамов) необходимо сообщить и они должны быть возвращены поставщику. Поставщиков, которые настаивают на принятии таких подарков, будут ставить в известность о возможном прекращении дальнейшего сотрудничества с flydubai.

К приглашениям посещения офисов пользователей, специализированных конференций, ежегодных ужинов и т.п. в качестве гостя поставщика следует относиться с осторожностью и необходимо получить одобрение flydubai. Обо всех приглашениях поставщиков на спортивные мероприятия и другие мероприятия почти не содержащие или совсем не содержащие бизнес-контента необходимо сообщать в отдел закупок.

Конфликты интересов

При работе с поставщиками могут возникнуть потенциальные конфликты интересов. Супруги или другие родственники сотрудников flydubai могут находиться на службе в компании-поставщике или дружба может развиться с течением времени. О таких потенциальных конфликтах, имеющий к ним отношение работник обязан сообщить своему непосредственному руководителю или начальнику отдела немедленно. Это, как правило, не может препятствовать flydubai для осуществления торговли с поставщиком, но все расходы, связанные с закупками, будут обрабатываться другим сотрудником, который не имеет конфликта интересов в данном вопросе.
Все сотрудники flydubai обязаны воздерживаться от ведения личных дел с поставщиками, особенно, если это может наложить на них какие-либо обязательства перед поставщиком. В случае если это неизбежно, необходимо убедиться, что им не предлагается какая-либо сделка, которая обычно недоступна, и которая могла бы быть истолкована в качестве вознаграждения за действия, предпринятые в ходе их работы.

В случае бывших сотрудников flydubai, работающих с потенциальными поставщиками, любое конкурентное преимущество, которое они могут иметь благодаря своим знаниям о внутренней деятельности flydubai, нейтрализуется отделом закупок, являющимся единственной точкой контакта для поставщиков для обеспечения добросовестной конкуренции среди всех поставщиков.

Неконкурентоспособное поведение

Когда flydubai становится известно, что организации-поставщики действуют совместно с целью фиксации цен или разделения долей бизнеса между ними, flydubai принимает все необходимые меры, включая, но не ограничиваясь, внесением поставщиков и их соответствующих холдинговых компаний и дочерних компаний в черный список на неопределенный срок или на определенный период времени, для того, чтобы искоренить такие действия.

Все сотрудники, занятые в любом аспекте закупки товаров и услуг от имени flydubai должны следовать правилам Корпоративного Кодекса Поведения и ни при каких условиях не использовать свое положение в личных целях и должны стремиться поддерживать и повышать авторитет flydubai по средствам:

• Поддержания безупречного стандарта этики во всех деловых отношениях как внутри, так и за пределами flydubai
• Продвижения максимально высоких стандартов профессиональной компетентности среди тех, за кого они несут ответственность
• Оптимизации использования ресурсов, за которые они отвечают для обеспечения максимальной выгоды для своего работодателя
• Соблюдения буквы и духа:
  
  • Закона страны, где они работают, и согласно которому они ведут дела
  • Всех договорных обязательств, взятых их работодателем или от его имени
• Отказа от любой деловой практики, которая по определенным причинам может считаться незаконной.

В дополнение к конкретным областям внимания в связи с соблюдением этики при совершении закупок, следующие общие рекомендации предназначены для выполнения всеми сотрудниками flydubai:

• Очень важно, чтобы мы всегда работали, придерживаясь девиза: “Лучшее соотношение цены и качества” - это не значит, что работа должна идти в ущерб качеству, это означает получение конкурентоспособных цен, четкость спецификации продуктов и услуг, осознание влияния стоимости на нашу ценовую базу.
• Для того чтобы сохранить влияние на базу поставщиков, важно, чтобы всем конкурентноспособным поставщикам был предоставлен равный шанс в процессе закупок до точки принятия окончательного решения. Это позволит максимально поднять дух конкуренции между ними и получить лучшие результаты для flydubai.
• В любое время, особенно при общении с поставщиками, придерживаться этики и избегать умышленного введения в заблуждение.
• В лучших интересах flydubai, как в краткосрочной перспективе в ходе отбора и переговоров, так и в долгосрочной перспективе сотрудничества, обеспечить поставщиков точной и всей необходимой информацией. Без этого они не смогут точно понять наши требования и, следовательно, будут иметь проблемы с подготовкой своей продукции и цен соответственно.
• Одной из основ отношений является полная прозрачность на всех этапах процесса. Поэтому важно, чтобы все стороны предоставили копии соответствующей переписки с поставщиками.
• Для того чтобы мы смогли поддерживать наилучшую позицию в переговорах, сотрудники не должны предоставлять информацию (прямо или косвенно) кому-либо из конкурирующих поставщиков о наших предпочтениях в чью-либо сторону. Опять же, это может полностью подорвать способность flydubai получить лучшую цену и в долгосрочной перспективе может серьезно помешать способности компании получать лучшие цены на рынке.
• Соблюдать конфиденциальность информации, предоставленной поставщиком, и никогда не разглашать конфиденциальную информацию без разрешения, так как эта информация отличает поставщиков друг от друга и дает им конкурентное преимущество. Если такая конфиденциальность нарушается, это может нанести ущерб поставщику на рынке и тем самым подорвать отношения между flydubai и этим поставщиком.
• В целях поддержания профессиональных и взаимовыгодных отношений с поставщиками, все сотрудники должны обрабатывать запросы поставщиков профессионально, оперативно и эффективно. Не менее эффективная реакция будет ожидаться в ответ.
• Все сотрудники должны избегать любых потенциальных конфликтов интересов и информировать о любых подобных конфликтах, которые могут возникнуть. Так сотрудники, участвующие в закупках, должны избегать любой деятельности на работе и вне работы, которая могла бы быть воспринята в качестве потенциального конфликта интересов.

Вся закупочная деятельность flydubai должна полностью уважать и соблюдать все применимые законы и правила эмирата Дубай и Объединенных Арабских Эмиратов.

В то время как компания flydubai использует все возможные средства, чтобы минимизировать свои расходы, она не прибегает к уклонению от любых налогов на добавочную стоимость, таможенных пошлин или любых других пошлин или сборов, взимаемых в соответствии с любым законом или постановлением правительства Дубая и/или федерального правительство ОАЭ. Кроме того, компания flydubai будет следовать, в соответствующих случаях, международным законам, соглашениям и договорам, участником которых является правительство ОАЭ.

Департамент закупок будет обращаться за консультацией в юридический департамент flydubai, когда сочтет это необходимым, в целях обеспечения соответствия ее контрактов со всеми применимыми законами и исполнительными регламентами эмирата Дубай и Объединенных Арабских Эмиратов.

flydubai прилагает усилия, чтобы вся закупочная деятельность велась с целью предоставления каждому поставщику, имеющему необходимые качества для оказания услуг, равной возможности для ведения бизнеса. Кроме того, flydubai прилагает все разумные усилия для того, чтобы внутренние стандарты деятельности компании не становились ненужными препятствиями на пути местных, малых или новых организаций.

flydubai избегает пользоваться услугами поставщиков, в пределах страны или за границей, которые используют детский или низкооплачиваемый тяжелый труд, пренебрегают основными положения здоровья и безопасности деятельности, незаконно присваивают интеллектуальную собственность других или умышленно наносят ущерб окружающей среде.

Что касается окружающей среды, выбор департамента закупок flydubai будет производиться в пользу товаров и услуг с указанием четких экологических преимуществ, если нет существенных причин этого не делать.

flydubai показывает степень ответственности перед поставщиками, стараясь повысить эффективность их работы и преодолевая любые поведенческие проблемы, для того, чтобы по возможности соответствовать стандартам flydubai.

Компания flydubai также несет ответственность перед обществом, в котором она работает. При равенстве прочих условий, flydubai предпочитает использовать местных поставщиков, как можно чаще и работает с местными предприятиями, чтобы улучшить их способность отвечать требованиям flydubai.