العقود والمشتريات

أحكام وشروط التأهيل المسبق/تسجيل المورديـن

بتعبئة استمارة طلب التأهيل المسبق/تسجيل المورد وتقديمه، يعتبر المورد قد اطلع على الأحكام والشروط التالية وعلم بها وقبل الالتزام بها ومنها دون حصر أحكام وشروط فلاي دبي للشراء المدرجة أدناه (والتي يشار إليها مجتمعة فيما يلـي باسـم "الشروط والأحكام"):

1- التسجيل/التأهيل المسبق

(أ) لا يعتبر المورد واحداً من الموردين المؤهلين مسبقاً/المسجلين لدى فلاي دبي إلا في حالة استلام تأكيد خطي بالموافقة من المورد، بعد تقديم طلب المورد وكافة المعلومات الضرورية المنصوص عليها في الطلب (يشار إلى تلك العملية فيما يلي باسم "التسجيل").

(ب) في حالة رفض طلب المورد أو إلغاء تسجيل المورد المعتمد (حسب مقتضى الحال)، لا تكون فلاي دبـي ملتزمـة بإبـداء أي سبب (أسباب) لذلك.

(ج) دون المساس بما سبق، يجوز لشركة فلاي دبي أن ترفض طلب المورد أو إلغاء تسجيله إذا تبين لها عدم صحة أي جزء من المعلومات التي قدمها المورد أو كلها أو عدم اكتمالها أو عدم دقتها أو لأي سبب (أسباب) تراها فلاي دبي مناسبة وفقاً لتقديرها المطلق، ومن ذلك دون حصر الإخلال بالشروط والأحكام.

(د) يكون التسجيل والوصول التالي إلى بوابة المورد في فلاي دبي للاستخدام الحصري والمفرد من قبل المورد والذي لا يجوز التنازل عنه أو نقله تحت أي ظرف من الظروف مهما كانت.

(ه) تنص سياسة التعاقد في فلاي دبي على أن تشرك فقط المورد الراغب في الالتزام بشروط وأحكام فلاي دبي، ومنها أية شروط وأحكام خاصة واردة في أي طلب محدد من طلبات تقديم عروض الأسعار/العروض الصادرة من حين لآخر. وسيتم تقديم دعوة إلى المورد المسجل لتقديم عروض الأسعار/العروض وموافاته بفرصة المراجعة وعرض الأسعار عن المخاطر و/أو التكاليف المرتبطة بالالتزام بهذه الأحكام والشروط. وفي حالة أي اختلاف بين الشروط والأحكام والشروط والأحكام الخاصة بعروض الأسعار/طلب تقديم العروض، يعتد بالشروط والأحكام الخاصة بعروض الأسعار/طلب تقديم العروض. ولن يلتفت إلى أية عروض أسعار/عروض غير متوافقة وسيتم شطب الموردين الذين يقدمون عروض أسعار غير متوافقة في ثلاث حالات منفصلة على الأقل من قائمة الموردين المعتمدين.

(و) لا يلزم نجاح تسجيل المورد فلاي دبي بإصدار طلب تقديم العروض/عروض الأسعار بالضرورة أو ترسية أي عقد خدمات أو مواد أو سداد أية تكاليف يتحملها المورد أثناء إعداد وتقديم العرض/عرض الأسعار رداً على طلب الدعوة لتقديمهم.

2- التعهدات والضمانات

(أ) يتعهد ويضمن أي مورد يعتزم التسجيل لدى فلاي دبي بما يلي:

1- أنه يتمتع بالأهلية والقدرة على تقديم المعلومات من خلال هذا التسجيل وأنه يمتلك الرخصة (الرخص) والموافقة (الموافقات) المطلوبة من أجل تنفيذ التزاماته وفقاً للشروط والأحكام الموحدة لدى فلاي دبي وأدائها والوفاء بها.

2- أن كافة المعلومات المقدمة حديثة كما في تاريخ تقديمها وحقيقية وسارية وتامة وصحيحة ودقيقة ولن تسبب أي غموض أو تضليل.

3- أنه يقر ويوافق على السماح لشركة فلاي دبي بالكشف عن المعلومات إلى جهاتها التابعة في الأوقات وللأغراض التي تعتبرها فلاي دبي مناسبة وفقاً لتقديرها المطلق.

(ب) يقتصر غرض تقديم طلب المورد والمعلومات والموافقة التالية على تسجيل المورد (التسجيل) على إدراج المورد في قاعدة بيانات الموردين المعتمدة لدى فلاي دبي ولا ينبغي تفسيرها في أي وقت أو قراءتها في أي وقت على أن فلاي دبي تقدم بأي حال من الأحوال أو تعرض ضماناً و/أو تتعهد إلى أي مورد بما يلي:

1- أنه سيتم دعوته في كل طلب تقديم عروض/عروض أسعار صادرة عن فلاي دبي؛

2- أن فلاي دبي ستشتري أية بضائع أو منتجات أو تطلب أية خدمات من المورد المسجل؛ أو

3- أن فلاي دبي ستدخل أو ستلتزم بأي شكل تعاقدي آخر مع المورد المسجل؛

3- المعلومات والسرية

(أ) يتعهد الطرفان (فلاي دبي والمورد) بأنهما لن يفصحا في أي وقت إلى أي شخص عن المعلومات التي يحددها الشخص المفصح لها على أنها خاضعة لحقوق الملكية و/أو سرية أو التي يجب نظراً لطبيعة الظروف المحيطة بالإفصاح أن يتم اعتبارها خاضعة لحقوق الملكية و/أو سرية (بما في ذلك دون حصر بيانات وتفاصيل الشركة أو المؤسسة أو الشخص الذي قد تجمعه شراكه أو تعاون تجاري أو تقني مع الطرف المفصح، أو بيانات نزلاء أو عملاء الطرف المفصح، أو عملياته وأنشطته، أو مركزه المالي، أو نبذة عنه أو المطالبات أو الدعاوى المقامة لصالح الطرف المفصح أو ضده، أو خططه المستقبلية، أو مشاريع التطوير أو التوسع الخاصة به) (ويشار إليها مجتمعة باسم "المعلومات السرية").

(ب) يجوز لكل طرف أن يفصح عن المعلومات السرية للطرف الآخر:

1- إلى موظفيه أو مسئوليه أو ممثليه أو مستشاريه الذين يحتاجون إلى هذه المعلومات لأغراض الوفاء بالتزاماتهم الناشئة عن أية علاقة تعاقدية ناشئة عن هذا التسجيل. ويضمن كل طرف التزام موظفيه أو مسئوليه أو ممثليه أو مستشاريه الذين سيفصح لهم عن المعلومات السرية للطرف الآخر بمتطلبات السرية المنصوص عليها في هذا البند؛ و

2- بموجب أمر محكمة أو بمقتضى القانون أو وفقا لأية سلطة حكومية أو تشريعية ذات اختصاص قضائي.

3- لا يستخدم أي طرف المعلومات السرية للطرف الآخر لأي غرض بخلاف أداء التزاماته بموجب أي عقد ناشئ أو منبثق عن هذا التسجيل.

قائمة الفحص الإلكترونية للتأهيل المسبق/تسجيل الموردين

يرجى التأكد من توفر الوثائق التالية قبل المتابعة بعملية التسجيل:

• نبذة عن الشركة
• الرخصة التجارية
• شهادة عضوية غرفة التجارة
• شهادات الجودة والإنجازات (إن وجدت)
• أدلة وكتالوجات المنتجات
• معلومات الاتصال الخاصة بحوالي 3-4 عملاء حاليين للمورد بما في ذلك مسؤول الاتصال لمراجعتهم من قبل فلاي دبي
• نسخة عن الميزانية المالية المدققة وكشف حساب الدخل (الربح والخسارة) لمدة 3 سنوات على الأقل.

يرجى العلم بوجوب تقديم الوثائق المذكورة أعلاه في صورة نسخة إلكترونية وتحميلها على نظام تسجيل الموردين كوثائق مؤيدة للمعلومات المقدمة من المورد.

يجب على كافة الموردين المؤهلين مسبقا/المسجلين تقديم البضائع والخدمات وفقاً لأحكام وشروط فلاي دبي الموحدة والصادرة مع طلبات تقديم العروض/عروض الأسعار من وقت لآخر.

تأكيد التسجيل

عند تقديم طلب تسجيل المورد، يحصل المورد على إيصال تأكيد الاستلام بالبريد الإلكتروني. ويجب توجيه الطلب من خلال عملية التأهيل المسبق للموردين المتبعة لدى فلاي دبي من أجل المراجعة والموافقة. وسيستلم مقدمو الطلبات المعتمدون رسالة بريد إلكتروني أخرى لتأكيد تسجليهم.

يشكل طلبك للتأهيل المسبق/التسجيل قبولاً منك بكافة الشروط الواردة أعلاه.

قسم المشتريات:

• تدير عملية المشتريات نيابة عن كافة الإدارات.
• تشتري المواد والخدمات وتتفاوض حول أفضل الأحكام والشروط الممكنة نيابة عن الإدارات.
• تستخدم المعطيات المقدمة من الإدارات في سبيل تقييم عروض الموردين والتفاوض بشأنها.
• تستغل "القوة الشرائية" التي تمتع فلاي دبي بها.
• تمثل نقاط الاتصال الرئيسية مع الموردين في شأن كافة الأمور التجارية.
• تضمن النزاهة والشفافية والحيادية عند طرح المناقصات على الموردين وعند تقييمهم واختيارهم.
• تمسك سجلات قابلة للمراقبة والرصد لكافة معاملات الشراء لتدقيقها مستقبلاً.

تدير دائرة المشتريات عملية الشراء بالكامل ابتداءً من طرح مناقصات البضائع والخدمات وانتهاءً بفوترة البضائع والخدمات المقدمة بالارتباط مع الإدارة المعنية التي قامت بطلب البضائع و/أو الخدمات.

تسري سياسة وإجراءات الشراء المعتمدة وتكون ملزمة على كافة الرؤساء والمديرين وأعضاء مجلس الإدارة وموظفي المؤسسة في أي موقف يشتركون فيه في عملية شراء، سواء كانوا طالبين أو محددين أو مشترين أو مفاوضين أو معتمدين لطلبات الشراء والسداد. ويتضمن "الشراء" كافة أنشطة المشتريات ومنها التأجير والاستئجار، وقد تتضمن، حيثما أمكن، أنشطة أخرى مصاحبة للعمر النافع البضائع (أو عقود الخدمات) والتصرف في البضائع عند نهاية عمرها النافع والتي يتم شراؤها (سواء ظلت أو لم تظل ملكا لنا). ويعد الالتزام بالسياسة مسؤولية فردية ومؤسسية. وقد ينطوي الإخلال المتعمد أو الانحراف غير المصرح به للإجراءات المنصوص عليها من السياسة على عقوبة تأديبية.

تلزم سياسة فلاي دبي المؤسسة وكل فرد يشترك في عمليات إدارة الشراء والتوريد داخل المؤسسة لبذل قصارى جهدهم لضمان أن تكون أنشطة التعاقد والشراء الخاصة:

• قانونية
• خاضعة للتدقيق والمساءلة
• مسؤولة أخلاقياً وبيئياً واجتماعياً
• ذات جدوى اقتصادية
• مؤدية إلى المحافظة على قدرة المؤسسة على استغلال فرص التطوير التكنولوجية والتجارية والتنظيمية المناسبة عند نشوئها
• قادرة على تحديد المخاطر التي قد تهدد سلسلة التوريد أو المؤسسة بشكل أعم وخفضها إلى الحد الأدنى
• مُتاحة للتحسين والتطوير المستمر وتحديداً عن طريق تدريب وتطوير ودعم الموظفين

تحرص دائرة المشتريات في فلاي دبي على التحلي بأعلى المعايير الأخلاقية وتصر بدورها على الالتزام بالمعايير الأخلاقية من قبل مورديها وكافة أصحاب المصلحة المشتركين في عملية الشراء ولا تحرص فلاي دبي فقط على الالتزام بكافة معايير النزاهة والشفافية، بل ومنع أي سلوك من شأنه أن يؤثر سلباً على تفسيرها.

يجب التبليغ عن أية ممارسات غير مناسبة، سواء في صورة حوافز أو تهديدات، حتى وإن كانت غامضة بحد يسمح بتفسير خاطئ. ويجب أن يلتزم كافة موظفي فلاي دبي عند مباشرة أي نشاط يتعلق بالمشتريات بقواعد السلوك الخاصة بشركة فلاي دبي وقواعد الأخلاقيات المهنية الخاصة بالمشتريات.

النقاط التالية جديرة بالملاحظة على وجه الخصوص:

الهدايا ووسائل الضيافة والإغراءات الأخرى

لا ينبغي لأي موظف يعمل لدى فلاي دبي يشترك في عملية شراء البضائع أو الخدمات أن يلتمس أو يقبض أية هدية أو أي عوض آخر من أي شخص أو هيئة يتعاملون معهم ضمن واجبات عملهم الرسمية على سبيل الإغراء أو المكافأة نظير القيام أو الامتناع عن القيام بأي شيء أو إظهار أية محاباة أو تحيز ضد أي شخص أو شركة بصفته الرسمية. وتعتبر الهدايا وأي عوض آخر ممارسات فاسدة تلقائياً ما لم يتمكن الموظف من إثبات خلاف ذلك.

وتطلب فلاي دبي من كافة موظفيها التبليغ خطياً إن كان الموظف أو أية فرد من أقارب الدرجة الأولى له أي مصلحة مالية مباشرة أو غير مباشرة في أي عقد مقرر ترسيته من قبل فلاي دبي.

ولا يجوز قبول سوى الهدايا ذات القيمة الجوهرية الصغيرة (الأقلام والمفكرات اليومية وما في حكمهما والتي لا تزيد قيمتها عن 500 درهم إماراتي)، ويجب التبليغ عن أية هدايا ذات قيمة فعلية (التي تبلغ أو تزيد عن 500 درهم إماراتي) وإعادتها إلى المورد. ويجب تنبيه الموردين الذين يصرون على تقديم هذه العروض بأن فلاي دبي سوف تتوقف عن التعامل معهم.

يتم التعامل مع دعوات زيارة مواقع المستخدم وحضور المؤتمرات المتخصصة وحفلات العشاء السنوية وما في حكمها كضيوف للمورد بحيطة وحذر، ويجب الحصول على موافقة السلطة المعنية في فلاي دبي. ويجب التبليغ عن كافة الدعوات المقدمة من الموردين لحضور المناسبات الرياضية والمناسبات الأخرى والتي ينعدم أو تقل صلتها بالعمل إلى دائرة المشتريات ورفضها.

تعارض المصالح

يرجى العلم باحتمالية وقوع تعارض للمصالح عند التعامل مع الموردين، إذ يحتمل أن يكون أزواج الموظفين العاملين لدى فلاي دبي أو أقاربهم الآخرين موظفين لدى شركة المورد أو قد تنشأ صداقات شخصية بينهم بمرور الوقت. ويجب على الموظف المعني التبليغ عن هذا التعارض المحتمل إلى مشرفه المباشر أو مدير الإدارة على الفور. ولن يمنع ذلك في العادة فلاي دبي من التعامل مع المورد ذي العلاقة، ولكن سيقوم موظف آخر ليس له تعارض مصلحة في هذا الشأن بمعالجة مصروفات الشراء.

يتعيّن على كافة موظفي فلاي دبي الامتناع عن التعامل مع الموردين في شؤونهم الخاصة وتحديداً عندما يحتمل أن يضعهم ذلك تحت نوع من الالتزام تجاه المورد. فإذا لم يمكن تجنب هذه الأمور، يجب عليهم ضمان ألا يُعرض عليهم أي نوع من التعاملات غير الشائعة والتي يمكن أن تفسر على أنها مكافأة نظير أفعال متخذة في سياق عملهم.

في حالة عمل موظفين سابقين لشركة فلاي دبي لدى العملاء المحتملين، يتم إبطال أثر أية ميزة تنافسية قد يكونون على علم بها نتيجة معرفتهم بعمليات فلاي دبي من قبل دائرة المشتريات باعتبارها نقطة الاتصال الوحيدة لهؤلاء الموردين لضمان نزاهة التنافس بين كافة الموردين.

السلوك المناهض للتنافس

إذا ما تناهى إلى علم فلاي دبي تواطؤ الموردين لتثبيت الأسعار أو تقسيم حصة العمل بينهم، تتخذ فلاي دبي كافة الخطوات الضرورية ومنها دون حصر الإعلان عن إدراج الموردين وشركاتهم القابضة والتابعة في "القائمة السوداء" إما إلى أجل غير مسمى أو لفترة زمنية محددة للقضاء على هذه الممارسات.

يلتزم كافة الموظفين المشتركين في أي نشاط يتعلق بشراء البضائع أو الخدمات نيابة عن فلاي دبي بسياسة الشركة الخاصة بقواعد الأخلاقيات المهنية وعدم استغلال سلطتهم للحصول على منفعة شخصية ويلتزمون بالمحافظة على مكانة فلاي دبي وتعزيزها عن طريق:

• التحلي بمعايير النزاهة التي لا ترقى إلى الشك في كافة علاقة العمل الخاصة بهم داخل فلاي دبي وخارجها
• تعزيز أعلى معايير الكفاءة المهنية الممكنة بين الأفراد الذين يتحملون المسؤولية عنهم
• تعزيز استخدام الموارد التي يتحملون المسؤولية عنها لتحقيق أقصى استفادة لصاحب العمل
• الالتزام بنص وروح:
  • قانون الدولة التي يعملون فيها والتي يتعاملون معها
  • كافة الالتزامات التعاقدية المتحملة من قبل صاحب العمل أو نيابة عنه.
• رفض ممارسات العمل التي قد تعتبر غير لائقة على نحو معقول

إضافة إلى نقاط التركيز المحددة المتعلقة بالشراء الأخلاقي، يجب على كافة العاملين لدى فلاي دبي الالتزام بالمبادئ العامة التالية:

• يجب في كافة الأوقات أن نعمل نحو تحقيق "أفضل قيمة في مقابل المال" – ولا يعني هذا المساومة على الجودة، بل الحصول على عروض أسعار تنافسية والاتسام بالوضوح في شأن مواصفات المنتجات والخدمات والانتباه لأثر التكلفة على قاعدة التكلفة الخاصة بنا.
• يتعين موافاة كافة الموردين المشتركين في المنافسة بفرصة متكافئة طوال عملية الشراء حتى وقت اتخاذ القرار النهائي من أجل تحقيق أفضل استفادة من قاعدة الموردين، الأمر الذي يعظم روح التنافس بينهم ويمكن فلاي دبي من تحقيق أفضل النتائج.
• ينبغي التحلي بمعايير النزاهة ودرء أي سوء تفاهم غير مقصود في كافة الأوقات وخصوصا عند التواصل مع الموردين.
• يجب موافاة الموردين بكافة المعلومات الضرورية والصحيحة بما يحقق أفضل مصلحة لشركة فلاي دبي على المدى القصير أثناء الاختيار والتفاوض وخلال العلاقة طويلة الأمد على حد سواء، إذ لن يتمكنوا دونها من معرفة متطلباتنا على نحو صحيح ومن ثم سيواجهون مشكلات في تقديم منتجاتهم وتحديد أسعارها أصولاً.
• تعد الشفافية التامة ركناً أساسياً للعلاقة طوال مراحل عملية الشراء، ولذلك يجب على كافة الأطراف تقديم نسخ عن المراسلات ذات العلاقة مع الموردين.
• ضماناً لقدرتنا على المحافظة على أفضل موقف ممكن للتفاوض، يحظر على كافة العاملين الكشف (بشكل مباشر أو ضمنيا) إلى أي مورد منافس بأنهم يفضلونه، إذ يمكن أن يؤدي ذلك مجدداً إلى تقويض قدرة فلاي دبي على تحقيق أفضل قيمة ويمكن أن يضر بقدرتها على المدى الطويل من تحقيق أفضل الأسعار من السوق.
• يجب المحافظة على السرية وعدم الكشف عن المعلومات السرية بدون تصريح في شأن أية معلومات مقدمة من الموردين نظراً لأن تلك المعلومات هي عنصر التفضيل والميزة التنافسية بينهم. ويضر الإخلال بتلك السرية بقدرة المورد في السوق ويقوض علاقة فلاي دبي مع ذلك المورد.
• حرصاً على المحافظة على علاقة مهنية قائمة على المنفعة المشتركة مع الموردين، يتعامل كافة العاملين مع كافة استفسارات الموردين بمهنية وعلى الفور وبالكفاءة المنشودة. ويتوقع أن تكون الاستجابة فعالة في المقابل.
• يمتنع كافة الموظفين عن كافة الأنشطة المحتملة التي تنضوي على تعارض المصالح والتبليغ عنها عند وقوعها. ويلتزم جميع الموظفين المشتركين في أية معاملة شراء بأن يمتنع عن أي نشاط في محل العمل أو خارجه والذي من الممكن أن ينظر إليه كتعارض محتمل للمصالح.

يجب أن تلتزم كافة أنشطة الشراء في فلاي دبي بالكامل وتتوافق مع كافة القوانين النافذة واللوائح التنفيذية المعمول بها في إمارة دبي ودولة الإمارات العربية المتحدة.

رغم أن فلاي دبي تبذل كافة المساعي الممكنة لتقليل تكاليفها إلى الحد الأدنى، فإنها لن تكون طرفاً في أية عملية تهرب من سداد ضرائب القيمة المضافة أو الرسوم الجمركية أو أية رسوم أو أتعاب أخرى مفروضة بموجب أي قانون أو لائحة تفرضها حكومة دبي و/أو الحكومة الاتحادية لدولة الإمارات العربية المتحدة. وإضافة إلى ذلك، تلتزم فلاي دبي، حيثما أمكن، بالقوانين والاتفاقيات والتعهدات الدولية التي تكون دولة الإمارات العربية المتحدة طرفاً فيها.

تلتمس إدارة المشتريات المشورة القانونية من الإدارة القانونية في فلاي دبي، عند الضرورة، لضمان توافق عقودها مع كافة القوانين النافذة واللوائح التنفيذية المعمول بها في دبي ودولة الإمارات العربية المتحدة.

تضمن فلاي دبي مباشرة كافة أنشطة المشتريات لديها بطريقة تمنح أي مورد يمتلك القدرات الضرورية لتقديم الخدمة فرصة متكافئة لضمان أعمالها. علاوة على ذلك، تتخذ فلاي دبي كافة المساعي المعقولة لضمان ألا تضع إجراءاتها عراقيل غير ضرورية من قبل المؤسسات المحلية أو الصغيرة أو الجديدة.

تمتنع فلاي دبي عن استخدام الموردين المحليين أو الخارجيين الذين يستخدمون الأطفال أو يستغلون العمالة  أو الذين لا يعبأون بشروط الصحة والسلامة الأساسية أو الذين "يتعدون" على حقوق الملكية الفكرية للآخرين أو الذين يضرون بالبيئة.

أما بخصوص البيئة، فإن اختيارات الشراء الخاصة بشركة فلاي دبي تفضل المنتجات والخدمات التي توفر مزايا بيئية واضحة ما لم يكن هنالك أسباب جوهرية لعدم القيام بذلك.

تتحلى فلاي دبي بالمسؤولية تجاه مورديها بالعمل معهم على تحسين أدائهم والتغلب على أية قصور سلوكي من أجل تلبية معايير فلاي دبي، حيثما أمكن.

تتحلى فلاي دبي كذلك بالمسؤولية تجاه المجتمع التي تعمل فيه. ومع تكافؤ وتساوي الأشياء الأخرى، تفضل فلاي دبي استخدام الموردين المحليين، بأكبر قدر ممكن، والعمل مع الشركات المحلية لتحسين قدرتها على تلبية متطلباتها.